Forudsætning for at kunne foretage udbetalinger:

  • Du skal have administrator-rettigheder
  • I Indstillinger > Indstillinger skal du have udfyldt følgende:
    • Kontooplysninger for afsendelseskonto i formatet rrrrkkkkkkkkkk, hvor r = registreringsnummer og k = kontonummer 
    • Hvilket filformat der bruges:
      DanskeBank = Danske Business Online format. Kan foruden Danske Bank kunder benyttes af mange andre.
      BEC = ERH format. Bruges bl.a. af Nykredit, Handelsbanken og en lang række andre banker
      SDC = SDC-formatet benyttes af en lang række små banker.
      Bankdata = Formatet anvendes primært af Jyske Bank og Sydbank
      ISO 20022 XML = Internationalt standardformat som blandt andet kan benyttes af Danske Bank, Nordea og en række andre nordiske banker, bl.a. EIKA-banker i Norge.
    • Udbetalingsreference: Her angiver du hvad standholderne skal kunne se på opgørelsen.

______________________________________

Procedure for udbetaling

  1. Log på wecircle.io og find menuen til venstre: Klik her på ''Finans > Udbetalinger''

  2. Vælg den dato du vil udbetale til og med og tryk ”Opgør pr. dato”.
    • Systemet vil så opgøre al ikke udbetalt salg foretaget frem til den pågældende dato.
    • Udbetaler du forskudt - fx salg fra den 1.-15., der skal udbetales den 30. i samme måned - skal opgørelsesdatoen altså være den 15. 



  3. Vent herefter lidt tid. Afhængig af forretningens størrelse, så skulle beregningen ikke tage mere end fem minutter.

  4. For at sikre at kørslen er færdig, genindlæs da siden med 20 sekunders mellemrum og kontrollér at det samlede antal betalinger ikke ændres.

  5. Når rapporten er kørt, vil alle skyldige beløb være at finde. Du skal herefter slette de betalinger hvor der ikke er angivet et kontonummer (du kan sortere i fanen med kontonumre, så alle med ''0'' bliver vist øverst. Du kan slette ved at markere betalingerne og trykke på kanppen ''slet valgte'' i bunden til venstre på siden).

  6. Når alle betalinger ser korrekte ud, skal du vælge/markere alle udbetalingerne, som vist nedenfor. Herefter du skal trykke på "hent betalingsfil", som er den orange knap, der ligger i bunden til højre.

  7. Betalingerne ligger nu i fanen ”igangværende”

  8. [Afstemning] Noter summen for samtlige af dine betalinger fra WeCircle, i.e. summen i kolonnen "til udbetaling".

  9. Indlæs/import den netop downloadede betalingsfil i banken.

  10. Såfremt der er nogle kontooplysninger, der ikke kan gennemføres i banken, slet derpå betalingerne, både i banken og i WeCircle. 

  11. [Afstemning] Vær sikker på, at summen af udbetalinger i WeCircle(punkt 8) stemmer overens med, hvad der udbetales i banken.

  12. Overfør herefter beløbene til kunderne i banken.

  13. Når betalingen er foretaget i banken, markerer du alle udbetalinger i "igangværende"-fanen og trykker "Marker som udbetalt". Derefter vil alle betalinger blive registreret som udbetalt d.d.

Rent bogføringsmæssigt, opretter man udbetalingerne på standholdernes samlekonto på balancen. Betalingen vil så være: kredit bank, debit standholderkonto.

Returneringer i bank

I enkelte tilfælde kommer der returneringer fra kunder, hvis kontooplysninger er forkerte, evt. som følge af ny bank eller forkert indtastning. Disse vil normalt blive tastet indbetalt på bankkontoen efter 2-3 dage.

Disse skal registreres, så de bliver medtaget til næste betaling. Dette gøres således:

  1. Gå til menuen og vælg: Rapporter > Afsluttede udbetalinger (under finansrapporter)
  2. Søg efter udbetalingen ved at søge på beløbet.
  3. Markér da udbetalingen og tryk "Poster returnering fra bank".
  4. Følgende pop-up fremkommer. Hvis man krydser boksene af, så vil der automatisk blive sendt en besked til standholder om at kontonummer var forkert, samt bankoplysninger vil blive nulstillet. Hvis kunden har været hurtigere end Jer og selv har rettet kontonummer mv., så vil kontonummeret ikke blive slettet.

Så er alt registreret ordenligt i systemet og standholderne vil blive udbetalt retmæssigt ved næste kørsel.

Bogføringsmæssigt, da skal tilbagebetalingerne posteres på kontoen for standholderudbetalinger.